Formulación de proyectos (Parte 5: Cronograma, presupuesto y evaluación)

¿Cómo hacer el cronograma, el presupuesto y la evaluación de un proyecto cultural?

Introducción

El cronograma, el presupuesto y la evaluación son las últimas etapas de la formulación de un proyecto cultural, que consisten en planificar el tiempo, el dinero y el impacto del proyecto. Estas etapas son esenciales para optimizar y gestionar los recursos, así como para verificar y mejorar el desempeño del proyecto.

Para hacer el cronograma, el presupuesto y la evaluación de un proyecto cultural, se deben seguir los siguientes pasos:

• Elaborar el cronograma, es la representación gráfica del tiempo que se va a dedicar a cada actividad y tarea del proyecto. El cronograma se elabora en función de las actividades y los recursos, indicando las fechas de inicio y de fin, las dependencias y los hitos. El cronograma responde a la pregunta: ¿Cuándo se va a hacer la actividad? 

Para elaborar el cronograma, se pueden utilizar diferentes herramientas, como:

• Un calendario, que muestra los días, las semanas y los meses del año, y permite marcar las fechas importantes del proyecto.
• Una tabla, que muestra las actividades y las tareas del proyecto, y permite asignar las fechas, las duraciones y las responsabilidades de cada una.
• Un diagrama de Gantt, que muestra las actividades y las tareas del proyecto, y permite visualizar la secuencia, la duración y la simultaneidad de cada una.

• Estimar el presupuesto, es la estimación de los ingresos y los gastos que se van a generar durante la ejecución del proyecto. El presupuesto se estima en función de las actividades y los recursos, detallando las fuentes de financiación y los rubros de gasto, así como los criterios de asignación y distribución de los recursos. El presupuesto responde a la pregunta: ¿Cuánto cuesta hacer la actividad? 

Para estimar el presupuesto, se pueden utilizar diferentes herramientas, como:

• Una hoja de cálculo, que permite organizar y calcular los ingresos y los gastos del proyecto, así como hacer proyecciones y ajustes.
• Un flujo de caja, que permite registrar y controlar los movimientos de dinero del proyecto, así como anticipar y resolver posibles problemas de liquidez.
• Un mapa de recursos, que permite identificar y movilizar los recursos disponibles o potenciales del proyecto, tanto internos como externos.

• Definir la evaluación, es el proceso de recogida, análisis e interpretación de la información sobre el desarrollo y los resultados del proyecto. La evaluación se define en función de los objetivos y las metas, estableciendo los criterios, los indicadores, las fuentes, los métodos y los momentos de evaluación, así como los responsables y los destinatarios de la misma. La evaluación responde a la pregunta: ¿Qué se ha logrado con el proyecto? 

Para definir la evaluación, se pueden utilizar diferentes herramientas, como:

• Una matriz de evaluación, que permite organizar y sistematizar la información sobre los objetivos, los indicadores, las fuentes y los métodos de evaluación del proyecto. 
• Un informe de evaluación, que permite comunicar y difundir los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones de la evaluación del proyecto, así como las lecciones aprendidas y las buenas prácticas.
• Una retroalimentación, que permite recoger y analizar las opiniones, las sugerencias y las críticas de los involucrados en el proyecto, así como mejorar y ajustar el proyecto.

Conclusión

En este primer acercamiento, intentamos abarcar los diferentes pasos que se deben desarrollar al realizar un proyecto cultural e intentamos transmitir la importancia de su creación, puesta en marcha y evaluación ya que creemos que desempeñan un papel integral en el tejido social, enriqueciendo la vida de las personas, fortaleciendo la identidad comunitaria y contribuyendo al desarrollo sostenible en diversos aspectos. Su importancia va más allá de lo estético, siendo un motor para la cohesión social, el entendimiento mutuo y el florecimiento humano y comunitario.

Parte 4